Valmisteluvastuu

Kokouksen valmistelusta vastaa kokouksen koollekutsuja. Tämä siis tarkoittaa, että yhdistyksen kokouksen valmisteluvastuu on koko hallituksella, ei yksin puheenjohtajalla tai sihteerillä.

Kokouksen ajankohta

Yhdistyksen säännöt määräävät, mihin aikaan vuodesta kevät- ja syyskokoukset tulee pitää. Kokoomusyhdistyksen sääntöjen mukaan kevätkokous on pidettävä maaliskuun loppuun mennessä ja syyskokous marraskuun loppuun mennessä. Kokouksen tarkemman ajan ja paikan päättää yhdistyksen hallitus.

Yhdistyksen muut kokoukset, hallituksen ja toimielinten kokoukset sekä muut tapahtumat ja kokoontumiset vai pitää sellaisena ajankohtana, mikä yhdistykselle ja jäsenistölle parhaiten sopii.

Kokouksen ajankohtaa suunniteltaessa kannattaa ottaa huomioon muutamia asioita:

• Järjestä kokous niin, että ehdit kutsua sen koolle
• Järjestä kokous niin, että ehdit valmistella esille tulevat asiat
• Valitse sellainen ajankohta, että ihmiset ehtivät tulla kokoukseen

1. Mitä TV-ohjelmia tulee
2. Mitä muita tapahtumia paikkakunnalla on
3. Ovatko ihmiset kesämökeillään tai muiden harrastusten parissa

Arvioi myös, kuinka kauan kokous tulee kestämään

• Onko osallistujilla mahdollisuus olla loppuun saakka paikalla
• Kuinka kauan osallistujat jaksavat keskittyä käsiteltäviin asioihin

Kokouspaikka

Kokouspaikan valinnan ensimmäinen lähtökohta on hyvä tapa valita sellainen paikka, johon kaikilla halukkailla on hyvä mahdollisuus tulla. Tämän lisäksi on syytä pohtia paikan sopivuutta kokouksen läpiviennin ja osallistujien viihtyvyyden näkökulmasta.

Kokoomusyhdistyksen sääntöjen mukaan kokouspaikan tulee olla yhdistyksen toimialueella. Hyvästä kokoontumispaikasta kannattaa olla tarvittaessa valmis maksamaan. Tärkeintä ei ole, että paikka on maksuton, vaan että paikka palvelee kokouksen onnistumista parhaalla mahdollisella tavalla.

Osallistujien kutsuminen

Kokouksen koollekutsumisessa on kaksi toisistaan poikkeavaa näkökulmaa. Ensinnä on luonnollisestikin on pidettävä huolta, että kokouksen koollekutsuminen täyttää sääntöjen asettamat vaatimukset, jotta kokous olisi laillinen. Toinen, vähintään yhtä tärkeä asia on, että kuinka kokoukseen tuleminen tehdään jäsenille niin houkuttelevaksi, että he saapuvat paikalle.

Kokouskutsusta tulee ilmetä

• yhdistyksen nimi
• mistä kokouksesta on kysymys (kevät-, syys-, ylimääräinen)
• missä kokous pidetään
• koska kokous pidetään
• mitä asioita kokouksessa käsitellään
• päiväys ja allekirjoitus

Kokoomusyhdistyksen sääntöjen mukaan kokouskutsu on julkaistava vähintään yhtä viikkoa ennen kokousta yhdistyksen toiminta-alueen sanoma- tai paikallislehdessä tai lähetettävä kirjallisesti yhdistyksen jäsenille.

Mikäli jäsenten todella halutaan osallistuvan kokoukseen, ei sääntöjen määräyksen täyttäminen riitä. Koeteltuja keinoja jäsenten saamiseksi paikalle ovat esimerkiksi seuraavat:

• henkilökohtainen tapaaminen ja keskustelu
• puhelinsoitto
• sähköpostiviesti
• kimppakyyti kokouspaikalle
• mielenkiintoista oheisohjelmaa
• tunne siitä, että jäsenillä on todellinen mahdollisuus vaikuttaa asioihin

Erityisesti uusiin jäseniin on syytä olla henkilökohtaisesti yhteydessä ja rohkaista heitä saapumaan kokoukseen. He ovat altteimpia ryhtymään aktiivijäseniksi, mutta saattavat arkailla mukaan tulemista. Niin kokouksiin kuin muihinkin yhdistyksen tilaisuuksiin saapuvat varmimmin paikalle ne jäsenet, joilla on henkilökohtaista vastuuta tapahtuman järjestelyistä. Tästä siis seuraa, että mitä laajemmalle joukolle järjestelyvastuuta pystytään jakamaan, sitä enemmän jäseniä on paikalla.

Kaksi erilaista kokouskutsua (jpg, 123 kt)

Mukaan otettavat tarvikkeet

• Esityslistoja
• Kokouksessa päätettävien asioiden kannalta tarpeellinen materiaali
• Edellisten kokousten pöytäkirjat
• Jäsenluettelo
• Kokouskutsu
• Kokoustilan somistustarvikkeita
• Muistiinpanovälineitä
• Puheenjohtajan nuija
• Tarpeelliset havainnollistamisvälineet
• Yhdistyksen säännöt
• Yhdistyslaki
• Vaalilippuja ja uurna

Istumajärjestys

Kirjoittamattomaan kokousperinteeseemme on periytynyt paljon piirteitä kunnallisesta kokouskäyttäytymisestä. Kunnallisen kokouskäytännön tavoitteet ja toimintamallit ovat kuitenkin kovin toisenlaiset kuin vapaassa kansalaisjärjestötoiminnassa. Siksi kannattaa aktiivisesti pohtia, mitkä kokousperinteen osaset ovat enemmän rasitteeksi kuin hyödyksi onnistuvalle kokoustoiminnalle.

Esimerkiksi tavanomainen kunnallisvaltuuston istumajärjestys ei palvele toimivaa yhdistyksen kokousta. Yhdistyksen jäsenet eivät saavu kokoukseen nähdäkseen toisten osallistujien niskoja ja korokkeelle asetettua puheenjohtajaa tai muita auktoriteetteja.

Mikäli kokoustila ei salli istumajärjestystä, jossa osallistujat näkevät toistensa kasvot, on kokoustila yleensä väärin valittu.

Kokoustilan somistus

Kokouksen järjestäjän on mahdollista saada erittäin pienillä toimenpiteillä aikaan vaikutelma, että osanottajien viihtyvyyteen on kiinnitetty huomiota. Näin osallistujat kokevat, että heitä ja heidän läsnäoloaan arvostetaan.

Jo pelkästään yhdistyksen viiri puheenjohtajan pöydällä ja pari julistetta seinällä antavat vaikutelman, että tämähän on meidän yhdistyksemme tilaisuus.

Asiakysymysten valmistelu

Tavallisesti hallitus yhdistyksen kokousta valmistelleessaan tekee samalla kokoukselle esityksen päätökseksi. Hallituksen kokousasioiden valmistelu jaetaan hallituksen jäsenille. Molemmissa tapauksissa yhdistyksen puheenjohtaja viime kädessä vastaa, että esitykset ovat olemassa. Mitä paremmin ja perusteellisemmin asiat ovat valmisteltu, sitä sujuvampaa kokoustyöskentely on. Kokoustyöskentelyn sujuvuus ei kuitenkaan ole sama asia kuin kokouksen lyhyt kesto.

Henkilövalintojen valmistelu

On jossakin määrin makuasia, onko hallituksen kokousta valmistellessaan sopivaa pohtia henkilövalintoja. Yhdistyksen edustajien valinnasta eri tilaisuuksiin hallitus voi hyvinkin tehdä esityksen, mutta hallituksen jäsenten valinta on syytä jättää kokouksen pohdittavaksi ilman hallituksen pohjaesitystä. Vähiten sopivaa olisi, jos hallitus tekisi esityksen tilintarkastajista.