Puheenjohtaja

Kokouksen puheenjohtajavalinnalla on erittäin suuri merkitys kokouksen onnistumiselle. Kokouksen puheenjohtajaksi on perusteltua syytä valita yhdistyksen äänivaltainen jäsen, vaikka muukin henkilö määräysten mukaan voi toimia kokouksen puheenjohtajana. Näin siksi, että sääntöjen ja yleisen kokouskäytännön mukaan äänestystilanteessa äänten mennessä tasan kokouksen päätöksen ratkaisee puheenjohtajan kanta.

Lisäksi puheenjohtajan on syytä tuntea sekä käsiteltävien asioiden taustoja sekä kokoustekniikkaa. Kokouksen osanottajien tuntemuksesta on myös hyötyä.

Yhdistyksen sääntömääräisessä kevätkokouksessa päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle. Koska yhdistyksen edellisen vuoden hallituksen jäsenet ovat esteellisiä ottamaan osaa tämän asian käsittelyyn, he eivät voi tällöin toimia kokouksen puheenjohtajana.

Kokouksen puheenjohtajan tehtävät

• jakaa puheenvuorot kokouksessa
• valvoo puheenvuorojen pysymistä käsiteltävässä asiassa
• toteaa päätösesitykset
• tekee äänestysesitykset
• muotoilee päätökset pöytäkirjaa varten
• valvoo tehtävien päätösten laillisuutta ja sääntöjen mukaisuutta
• valvoo kokouksen yleistä järjestystä
• vastaa pöytäkirjan kirjoittamisesta
• allekirjoittaa kokouksen pöytäkirjan

Sihteeri

Kokouksen sihteerin päätehtävänä on avustaa kokouksen puheenjohtajaa hänen vastatessaan kokouksen pöytäkirjan valmistumisesta. Lisäksi hän auttaa puheenjohtajaa tämän muissa tehtävässä.

Kokouksen sihteerin tehtävät

• tekee muistiinpanot kokouksen pöytäkirjaa varten
• kirjoittaa kokouksen pöytäkirjan puheenjohtajan määräämällä tavalla
• auttaa puheenjohtajaa puheenvuoropyyntöjen kirjaamisessa
• auttaa puheenjohtajaa tehtyjen esitysten kirjaamisessa

Ääntenlaskijat

Kokouksen ääntenlaskijat tehtävänimikkeensä mukaisesti auttavat puheenjohtajaa selvittämään, mitä mieltä kokouksen osallistujat ovat eri päätösesityksistä. Ääntenlaskijoita on hyvä tapa valita vähintään kaksi.

Yhdistyksen hallituksen kokouksessa ei yleensä erillisiä ääntenlaskijoita tarvita, vaan puheenjohtaja voi laskea äänet itse.

Pöytäkirjantarkistajat

Pöytäkirjantarkistajien tehtävänä on varmentaa, että kokouksesta laadittava pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua. Pöytäkirjantarkistajien valinta on usein helpointa suorittaa siten, että pöytäkirjantarkistajiksi valitaan samat henkilöt kuin ääntenlaskijoiksi. Tämä menettely on valitsemisen kannalta joustava, mutta mikäli kokouksessa järjestetään suljettuna lippuäänestyksenä toimitettavia vaaleja, joudutaan kokous ääntenlaskun ajaksi keskeyttämään.

Kokoomusyhdistyksen sääntöjen mukaan vaali on järjestettävä umpilipuin, mikäli kaksi äänivaltaista osanottajaa sitä vaatii. Hyvän tavan mukaan henkilövaali voidaan suorittaa aina suljettuna lippuäänestyksenä.