Kokouksen pöytäkirjalla on monta tehtävää.

Pöytäkirja on juridinen asiakirja, joka kertoo kokouksen päätökset.
Samanaikaisesti pöytäkirja on osa yhdistyksen muistia, josta voi tarkastaa yhdistyksen jäsenten tahdon. Pöytäkirja on siis kokouksen osanottajien yhteinen sopimus siitä, mitä yhdistyksessä tehdään. Edellisten lisäksi pöytäkirja on historiankirjoitusta. Yhdistystoiminnassa kuten muuallakin tehdään joka päivä historiaa, josta joku joskus tulee olemaan kiinnostunut.

Pöytäkirjalajeja

Päätöspöytäkirja

Tavallisimmin yhdistysten kokouksista pidetään päätöspöytäkirjaa. Tällöin pöytäkirjaan merkitään vain tieto siitä, mitä kokous on päättänyt. Keskeisimmistä kysymyksistä voidaan merkitä myös mahdollisissa äänestystilanteissa vastakkain olleet esitykset sekä äänestystulokset.

Keskustelupöytäkirja

Keskustelupöytäkirjaan merkitään kaikki kokouksessa käytetyt puheenvuorot. Keskustelupöytäkirjan kirjoittaminen tekeminen on erittäin vaativaa. Sellaisissa kokouksissa, joiden uskotaan kiinnostavan historiankirjoittajia, keskustelupöytäkirjan tekeminen on perusteltua. Epävirallisen keskustelupöytäkirjan voi saada aikaan nauhoittamalla kokous ja liittämällä nauhoite kokouksesta tehtyyn päätöspöytäkirjaan.

Selostuspöytäkirja

Selostuspöytäkirja on päätöspöytäkirjan ja keskustelupöytäkirjan välimuoto. Siihen merkitään tieto kokouksen päätöksistä ja lisäksi selostus siitä, minkä sisältöisiä puheenvuoroja kokouksen osanottajat käyttivät. Selostuksen ei kuitenkaan tarvitse olla sanatarkkaa lainausta keskustelupöytäkirjan tapaan.

Pöytäkirjan sisältö

Olipa pöytäkirja lajiltaan mikä tahansa, sen tulee sisältää kokouksen tekemien päätösten lisäksi seuraavat tiedot kokouksesta:

• Mikä yhdistys
• Mikä kokous
• Kokouksen ajankohta
• Kokouksen pitopaikka
• Läsnäolijoiden määrä ja mielellään myös nimet
• Merkintä kokouksen avaamisesta
• Merkintä kokouksen laillisuudesta ja päätösvaltaisuudesta
• Merkintä kokousvirkailijoiden valinnasta
• Merkintä kokouksen päättämisestä

Pöytäkirjan allekirjoittaminen tarkastaminen

Pöytäkirjan laatimisesta ja oikeellisuudesta vastaa kokouksen puheenjohtaja. Vaikka käytännössä usein onkin niin, että kokouksen sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan, sen sisällöstä silti vastaa puheenjohtaja. Puheenjohtaja varmentaa allekirjoituksellaan pöytäkirjan. Usein on tapana, että myös pöytäkirjan kirjoittanut sihteeri laittaa siihen nimikirjoituksensa.

Yhdistyksen kokouksen pöytäkirja tarkastetaan yleensä valitsemalla tätä tehtävää varten vähintään kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirjantarkastajat tarkastavat, että pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua. Koska pöytäkirja on kokouksen puheenjohtajan käsitys kokouksen kulusta, pöytäkirjantarkastajilla ei ole oikeutta muuttaa sitä. Heidän tulee joko hyväksyä se tai jättää hyväksymättä.

Mikäli pöytäkirja ei pöytäkirjan tarkastajien mielestä vastaa kokouksen kulkua, he voivat pyytää puheenjohtajaa muuttamaan sitä. Mikäli pöytäkirjantarkastajat ja puheenjohtaja eivät pääse yhteisymmärrykseen pöytäkirjan sisällöstä, se tarkastetaan seuraavassa vastaavassa kokouksessa.

Kiireellisissä tapauksissa kokous voi tarkastaa pöytäkirjan itse joko kokonaan taikka jonkun määrätyn pykälän osalta. Mikäli tarkastus tehdään kokouksessa vain jonkun pykälän osalta, merkitään pöytäkirjaan kyseisen pykälän kohdalle, että se on tarkastettu kokouksessa. Jos koko pöytäkirja tarkastetaan kokouksessa, tehdään tarkastuksesta oma pykälänsä pöytäkirjan loppuun.

Yhdistyksen hallituksen kokouksissa on usein tapana tarkistaa pöytäkirja seuraavassa kokouksessa. Tällä tavalla pystytään samalla palauttamaan mieleen, mitä viimeksi on päätetty.

Pöytäkirjan ote

Joissakin tapauksissa yhdistyksen tai yhdistyksen hallituksen kokouksen pöytäkirjasta joudutaan laatimaan pöytäkirjan ote. Se tehdään ottamalla tarkastetusta pöytäkirjasta kokouksen alku- ja lopputoimet käsittävät pykälät ja pöytäkirjan tarkastusmerkintä sekä ne pykälät, joiden takia pöytäkirjanotetta tarvitaan. Pöytäkirjanotteen ei tarvitse olla puheenjohtajan ja pöytäkirjantarkastajien allekirjoittama. Riittää, kun se on oikeaksi todistettu.