Useissa yhdistyksissä vain murto-osa jäsenistöstä ottaa osaa yhdistyksen kokouksiin. Mistä se mahtaa johtua? Eivätkö jäsenet todella ole kiinnostuneet yhdistystään ja itseään koskevista asioista vai onko heillä käsitys, että osallistumalla kokouksiin ei kuitenkaan voi vaikuttaa mihinkään?

Näitä kysymyksiä kannattaa pohtia jokaisessa yhdistyksessä. Samalla kannattaa lisäksi kääntää kysymys toisin päin ja ihmetellä, miksi osa jäsenistä käy kokouksissa. Mitä he sieltä saavat?

Yhteisiä asioita

Kokouksia järjestetään yhdistyksen yhteisten asioiden hoitamista, valvomista, suunnittelua ja päättämistä varten. Kun ihminen liittyy yhdistykseen, hän aktiivisesti osoittaa olevansa kiinnostunut niistä asioista, joita yhdistys käsittelee. Mikäli hän kuitenkaan ei osallistu kokouksiin, hän on jossakin vaiheessa saanut viestin, että se ei ole tarpeellista tai toivottavaa. Viesti on väärä. Sekä hänen itsensä että yhdistyksen kannalta.

Jäsenet paikalle

Jos yhdistyksen hallitus kokousta valmistellessaan todella haluaa jäsenten saapuvan paikalle, pelkkä sääntöjen määräämä kokouskutsu ei riitä. Tarvitaan enemmän. Seuraavassa joukko vinkkejä:

Henkilökohtainen kutsu

Kutsu jäsen paikalle henkilökohtaisesti. Puhelimella, ovikellonsoitolla tai kaupan kassajonossa tavattaessa esitetty kutsu puhuttelee aivan eritavalla kuin lehdestä luettu tai monisteena postiluukusta tipahtava kutsu. Henkilökohtainen kutsu tehoaa parhaiten, jos kutsuttavalle samalla osoitetaan kokouksen valmisteluun liittyvä tehtävä. Esimerkiksi tähän tapaan: "Yhdistyksemme kokouksessa pohditaan Sinun kaupunginosasi kaavoitusasioita. Kun tunnet asian meistä parhaiten, voisitko tulla kertomaan meille, kuinka asiat teillä päin todellisuudessa ovat".

Ensimmäinen ajatus sadan hengen yhdistyksen jokaisen jäsenen henkilökohtaisesta kutsumisesta tuntuu toivottoman suurelta ja se on siksi helppo hylätä oikopäätä. Tarkemmin ajatellen jos sadan hengen yhdistyksen hallituksessa on kahdeksan jäsentä, niin loppujen 92:n kutsumisen jakaminen tasaisesti hallituksen jäsenten vastuulle tuottaa noin 12 kutsuttavaa hallituksen jäsentä kohti. Tämä määrä jaettuna esimerkiksi kolmelle illalle tekee 4 kontaktia iltaa kohti. Se ei ole ylivoimaista kenellekään.

Mielekästä ohjelmaa

Kokouksessa ja sen yhteydessä on sallittua käsitellä muutakin kuin sääntöjen määräämiä asioita. Kokouksen yhteydessä voidaan tutustua jäsenistöä kiinnostavaan asiaan tai paikkaan. On sallittua järjestää vaikka muoti- tai talonpystytysnäytös taikka ranskalaisen ruuan ilta, aivan sen mukaan mikä jäsenistöä kiinnostaa.

Erityishuomio uusiin jäseniin

Kokeneelle ja pitkään toimineelle yhdistyksen jäsenelle saattaa olla käsittämätöntä, että uusi jäsen arkailee tulla yhdistyksen tilaisuuteen. Kokenut jäsen ajattelee helposti, että "Mikäs tänne on tullessa, kaikkihan nämä ovat vanhoja tuttuja". Niin kuin he hänelle ovatkin. Mutta mitä paremmin vanhat jäsenet tuntevat toisensa, sitä ulkopuolisemmaksi uusi jäsen itsensä tuntee. Uuden jäsenen houkuttelemiseksi hänelle voi tarjota vaikka kimppakyytiä, jotta hänen ei tarvitse saapua kokoukseen yksin ja turvattomana.

Vaihtelevia menetelmiä

Joillakin ihmisillä on käsitys, että kokoukset ovat pitkästyttäviä tapahtumia. Mistähän tällainen käsitys johtuu? Luultavasti siitä, että niin ne luvattoman usein ovatkin.

Kokous voi kuitenkin niin haluttaessa olla ideoiva, innostava ja jopa hauskakin. Esimerkiksi uusien toimintaideoiden kehittelyssä voidaan käyttää monenlaisia ideointitekniikoita.