Alkutoimet

Kokouksen avaus

Yhdistyksen kokouksen avaa yhdistyksen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja on ei pääse paikalle, voi yhdistyksen hallitus määrätä jonkun muun avaamaan kokouksen.

Kokouksen järjestäytyminen

Kokoomusyhdistyksen sääntöjen mukaan sääntömääräisen kokouksen tulee valita itselleen puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjan tarkastajat ja ääntenlaskijat.

Puheenjohtaja

Kokouksen kululle on huomattavaa hyötyä, jos puheenjohtajaksi valittavalla henkilöllä on kokemusta kokousten läpiviennistä ja että hän on perillä kokouksessa päätettävistä asioista. Puheenjohtajan tulee antaa kokouksen keskustella rauhassa tärkeistä asioista, jotta kaikkien mielipiteet tulevat esiin ja jotta kokouksen päätökseksi muodostuu osallistujien yhteinen tahto. Toisaalta rutiiniasioiden kohdalla hyvä puheenjohtaja vie kokousta reippaalla vauhdilla eteenpäin.

On syytä huomata, esteellinen henkilö ei voi toimia kokouksen puheenjohtajana. Esimerkiksi kevätkokouksessa yhdistyksen edellisen vuoden hallituksen jäsen ei voi toimia kokouksen puheenjohtajana vastuuvapautta käsiteltäessä.

Jos kokouksessa ei ole paikalla muita kuin esteellisiä henkilöitä, näistä vaatimuksista voidaan tinkiä.

Sihteeri

On makuasia, onko kokouksen sihteeri kokouksen toimihenkilö lainkaan vai onko hän pelkästään kokouksen puheenjohtajan tekninen avustaja. Vaikka yleinen käytäntö onkin, että sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan, hänen tulee kirjoittaa se siihen muotoon, kuin kokouksen puheenjohtaja määrää. Tästä syystä usein on perusteltua, että kokous ei valitse sihteeriä, vaan puheenjohtaja kutsuu sihteerin. Viimekädessä asiasta päättää kuitenkin kokous.

Pöytäkirjan tarkastajat

Pöytäkirjan tarkastajia valitaan pienessä kokouksessa yleensä kaksi. Pöytäkirjantarkastajien tulee olla kokouksessa paikalla koko kokouksen ajan. Jos pöytäkirjantarkastaja joutuu poistumaan kokouksesta, hänen tilalleen tulee valita uusi. Olisi parempi, että pöytäkirjantarkastajat eivät olisi jäävejä niiden asioiden käsittelyssä, joista kokouksessa päätetään. Tästä tavoitteesta joudutaan pienissä kokouksissa usein tinkimään.

Ääntenlaskijat

Ääntenlaskijoita valitaan yleensä kaksi. Lisäksi ääntenlaskijoiksi valitaan usein samat henkilöt, jotka on valittu kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi. Tälle menettelylle ei ole mitään varsinaista estettä. Kuitenkin jos ääntenlaskijat joutuvat töihin ja poistuvat kokouksesta laskemaan ääniä, kokous joudutaan tässä tapauksessa keskeyttämään ääntenlaskun ajaksi.

Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Kokous on laillinen silloin, kun se on kutsuttu koolle sääntöjen määräämällä tavalla. Käytännössä tämä tarkoittaa, että

• hallitus on kutsunut kokouksen koolle
• kokouskutsu on toimitettu jäsenille sääntöjen määräämällä tavalla.

• yhdistyksen sääntöjen muuttaminen
• kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen tai muun huomattavan omaisuuden luovuttaminen
• äänestys- ja vaalijärjestyksen hyväksyminen (YhdL 30 §)
• hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan valitseminen tai erottaminen
• tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen
• yhdistyksen purkaminen

Koska kokoomusyhdistyksen säännöt luettelevat kevät- ja syyskokouksessa käsiteltävät asiat, ei niitä tarvitse niiden käsittelemistä varten erikseen luetella kokouskutsussa. Maininta sääntömääräisestä kevät- tai syyskokouksesta riittää.

Kokoomusyhdistyksen säännöissä ei ole mitään vaatimusta kokouksessa paikalla olevien jäsenten määrästä. Näin ollen aina kun kokoomusyhdistyksen kokous on laillinen, on se myös päätösvaltainen.

Esityslistan hyväksyminen

Esityslista, useimmiten oikeammin asialista, on kokouksen valmistelijan laatima pohjaesitys siitä, mitä asioita ja missä järjestyksessä kokous käsittelee. Hyväksyessään asialistan kokous samalla päättää, että muita kuin asialistalla olevia asioita ei käsitellä kokouksessa. Vaikka kokous halutessaan pystyykin muuttamaan hyväksymäänsä asialistaa, se ei usein ole hyvän kokoustavan mukaista. Erityisesti silloin, jos osa kokouksen osanottajista on poistunut kokouspaikalta, asialistaa ei pitäisi enää muuttaa.