Kokouksesta tiedottaminen

Yleisölle

Kokoomusyhdistyksen toiminnan tavoitteena on yhteiskuntaan vaikuttaminen. Se edellyttää, että yhdistyksen kokousten ulkopuolisetkin ihmiset tietävät yhdistyksen toiminnasta ja päätöksistä. Vaikka yhdistyksen kokoukset eivät olekaan julkisia tilaisuuksia, yhdistyksen toiminnan on syytä olla mahdollisimman avointa ja ulospäinsuuntautunutta. Siksi yhdistyksen toiminnasta on tiedotettava julkisuuteen.

Kokousten esityslistalle on syytä aina lisätä loppuun kohta: Asioista tiedottaminen. Siinä mietitään/päätetään miten tieto saavuttaa sisäpiirin eli jäsenet ja miten ulkopuoliset saavat meistä tietoa ja miten heidät saadaan kiinnostumaan toiminnastamme.

On turhaa vähättelyä, ettei meidän toimintamme ketään kiinnosta. Kyllä kiinnostaa. Henkilövalinnat kiehtovat ihmisiä aina, samoin oman paikkakunnan asiat. Kokouksissa on mahdollista hyväksyä oman paikkakunnan asioita käsittelevä julkilausuma tai kannanotto, joka toimitetaan julkisuuteen yhdessä kokousselosteen kanssa.

Varmimmin kokousselosteen saa julkaistuksi, kun on henkilökohtaisessa yhteydessä paikallisiin tiedotusvälineisiin. Kiireinen toimittaja ilahtuu valmiista jutusta, aktiivinen kyselee yhteystietojen perusteella lisää.

Kaiken kaikkiaan tuttu, kesy toimittaja on yhdistyksen tiedottajan paras "työkalu".

Jäsenille

Vähintään yhtä tärkeää kuin kokouspäätösten tiedottaminen julkisuuteen, on oman jäsenistön pitäminen ajan tasalla yhdistyksen asioista. Vaikka kaikki jäsenet eivät osallistu kokouksiin, on poissaolleillekin jäätävä tunne, että yhdistyksen päätökset ovat "meidän päätöksiämme".

Jäsenkirje- tai tiedote lähettäminen, kokouspöytäkirjan toimittaminen jäsenistölle tai mieluiten henkilökohtainen yhteydenotto kokouksesta poissaolleille antavat heillekin mahdollisuuden kokea päätökset omikseen.

Järjestön sisällä

Kokoomusyhdistyksen päätöksistä ollaan kiinnostuneita ainakin omassa piirijärjestössä. Useilla piirijärjestöillä on käytössään valmiita lomakkeita, joilla kootaan tietoja paikallisyhdistysten henkilövalinnoista ja muista päätöksistä. Omaan piirijärjestöön on hyvä olla yhteydessä sekä ennen yhdistyksen kokousta että sen jälkeen.

Päätösten toimeenpano

Yhdistyksen kokousten päätösten toimeenpano kuuluu hallitukselle. Tämä ei suinkaan tarkoita, että hallituksen tulisi tehdä kaikkia niitä asioita, joita kokous on päättänyt yhdistyksessä tapahtuvan. Sen sijaan hallituksen on pohdittava, millä tavalla kokouksen päättämät asiat toteutetaan siten, että mahdollisimman monelle jäsenelle tarjoutuu aktiivisen tekemisen paikkoja.

Arkistointi

Yhdistystoiminnan kautta luodaan oman paikkakunnan historiaa. Vaikka arkinen järjestöpuurtaminen ei omasta mielestä olisikaan historiaan merkitsemisen arvoista, tulevat jälkipolvet varmuudella olemaan kiinnostuneita yhdistystemme toiminnasta. Siksi yhdistyksen kokousten pöytäkirjat on arkistoitava ja säilytettävä siten, että tutkijat kymmenienkin vuosien kuluttua saavat niistä tarvitsemansa tiedot. Internetosoitteessa www.yksityisetkeskusarkistot.fi/ on Arkisto-opas, jossa annetaan tarkat tiedot yhdistyksen asiakirjojen säilyttämisestä ja varastoinnista.

Lisätietoja saa myös esimerkiksi Porvarillisen Työn Arkistosta osoitteesta www.kokoomus.fi/arkisto/.